Aufbewahrung
Nein. In Vaultivo passiert an dem Tag, an dem eine Frist ausläuft, nichts. Das ist eine Entscheidung und kein Versäumnis, und dieser Text sagt, welche.
Stand: 07.09.2026
Vaultivo bewahrt Ihre Dokumente unbefristet auf. Es gibt keine automatische Löschung, weder am Tag des Fristablaufs noch später, und es gibt nichts, was eine solche Löschung vorbereitet oder terminiert.
Das Aufbewahrungsdatum, das Sie an einem Dokument sehen, ist ein Hinweis. Es verhindert nicht, dass Sie das Dokument vorher endgültig löschen, es löst danach nichts aus, und es sperrt keine einzige Funktion. Es steht dort, damit Sie wissen, woran Sie sind.
Sie sagt nicht, dass Sie danach löschen müssen. Das sind zwei verschiedene Fragen, und nur die erste beantwortet das Steuerrecht. Eine Frist ist eine Untergrenze: vorher dürfen Sie nicht vernichten, nachher dürfen Sie.
Ob Sie danach etwas löschen müssen, hängt an anderen Regeln als denen, die diese Frist gesetzt haben. Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten ist das eine Frage des Datenschutzrechts und nicht des Abgabenrechts. Vaultivo beantwortet diese zweite Frage nicht für Sie und tut auch nicht so, als könnte es das.
Praktisch heißt das: der Ablauf einer Frist ist kein Ereignis, das Sie zum Handeln zwingt. Er ist der Zeitpunkt, ab dem Handeln überhaupt erst möglich wird.
Es erinnert Sie. Einmal im Monat geht an die Eigentümer eines Kontos eine Zusammenfassung, in der steht, wie viele Dokumente ihr vorgeschlagenes Aufbewahrungsdatum in den nächsten drei Monaten erreichen oder es bereits überschritten haben.
In dieser E-Mail steht ausdrücklich, dass nichts gelöscht wurde und nichts gelöscht werden wird, und dass die Durchsicht Ihre Entscheidung bleibt. Sie führt in die Anwendung, wo die betroffenen Dokumente stehen. Mehr tut sie nicht.
Dokumente unter einer rechtlichen Sperre kommen darin nicht vor, weil an ihnen ohnehin nichts zu entscheiden ist. Und wenn bei Ihnen nichts ansteht, bekommen Sie in diesem Monat gar keine E-Mail.
Das ist der Unterschied, an dem in der Praxis am meisten hängt, und er ist in Vaultivo bewusst zweistufig gebaut.
Die Datei ist weg. Der Eintrag, dass es sie gab, bleibt.
Erhalten bleiben unter anderem: dass das Dokument endgültig gelöscht wurde, wann das geschah und durch wen, der ursprüngliche Dateiname, die Dateigröße, die Prüfsumme der Datei, wann sie hochgeladen wurde, und das Aufbewahrungsdatum, das zum Zeitpunkt der Löschung galt.
Das ist der Grund, warum eine endgültige Löschung in Vaultivo etwas anderes ist als das Löschen einer Datei in einem Ordner. Nach dem Löschen im Ordner können Sie nicht mehr zeigen, dass die Datei je da war. Hier können Sie es, mitsamt der Prüfsumme, die belegt, welche Datei es war.
Dafür gibt es die rechtliche Sperre. Ein gesperrtes Dokument kann weder gelöscht noch endgültig gelöscht werden, unabhängig von seinem Aufbewahrungsdatum und unabhängig davon, was jemand im Konto vorhat.
Setzen und aufheben darf sie nur ein Eigentümer. Alle anderen sehen, dass sie besteht, und können sie nicht entfernen.
Die Sperre schränkt sonst nichts ein. Das Dokument bleibt auffindbar, herunterladbar und Teil jedes Exports. Sie hält es fest, sie versteckt es nicht.
Sie. Das ist keine Höflichkeitsformel, sondern die Bauweise: Vaultivo ist Infrastruktur für die Aufbewahrung und keine Behörde. Es kennt Ihre Betriebsprüfung nicht, nicht Ihre Verträge und nicht die Zusagen, die Sie jemandem gegeben haben, und es trifft deshalb keine Entscheidung, die von diesen Dingen abhängt.
Was es dafür tut: es zeigt vor jeder unumkehrbaren Aktion, was sie bewirkt, es verlangt für jede eine ausdrückliche Bestätigung in mehreren Schritten, und es schreibt jede dauerhaft mit. Wer wann was endgültig gelöscht hat, steht danach fest und ist nicht mehr zu ändern.
Dieser Text beschreibt, was beim Fristablauf passiert und welche Möglichkeiten Sie danach haben. Er ist keine Steuerberatung und ersetzt keine.
Er sagt Ihnen insbesondere nicht, ob Sie ein bestimmtes Dokument löschen sollten. Diese Frage hängt an Ihrem Fall, und wer Ihren Fall kennt, ist nicht diese Seite.
Welche Frist für welche Unterlage überhaupt gilt, steht im vorigen Text.