Rechtliches
Fassung vom 09.08.2026
Diese Bedingungen regeln die Nutzung von Vaultivo — wer den Vertrag schließt, was die Leistung umfasst, was sie kostet und wie der Vertrag endet.
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Vaultivo, einem Archiv für Geschäftsdokumente. Anbieter und Vertragspartner ist Aurel-Mihai Botinanț, 1030 Wien, Arsenal Objekt 3/59.
Vaultivo wird ausschließlich Betrieben angeboten. Bei der Registrierung ist dazu folgende Erklärung abzugeben:
Ich schließe diesen Vertrag als Betrieb ab — in Ausübung meiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit und nicht als Verbraucher.
Ein Vertragsabschluss als Verbraucherin oder Verbraucher ist nicht vorgesehen.
Der Vertrag kommt mit der Registrierung in der Anwendung zustande. Anzugeben sind Firmenname, Anschrift und Land sowie Name und E-Mail-Adresse der registrierenden Person; die Angabe der UID-Nummer ist freiwillig.
Die Erklärung nach Punkt 1 ist Voraussetzung der Registrierung.
Die Nutzung beginnt mit einer kostenlosen Testphase von 14 Tagen. Ein Zahlungsmittel ist dafür nicht erforderlich.
Vaultivo nimmt Dokumente entgegen — über die Anwendung oder über die dem Betrieb zugewiesene E-Mail-Adresse —, prüft sie auf Schadsoftware, liest Text und Dokumentdaten aus und legt sie nach Bestätigung im Archiv ab.
Kein Dokument wird ohne Bestätigung archiviert. Jedes Dokument wartet im Posteingang, bis es geprüft und bestätigt wird.
Die hochgeladene Originaldatei wird unverändert gespeichert. Für die Anzeige erzeugte Fassungen treten nicht an ihre Stelle.
Die in der Anwendung angezeigten Aufbewahrungsfristen sind Richtwerte. Vaultivo erbringt keine Steuer- und keine Rechtsberatung; für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten bleibt der Betrieb verantwortlich.
Für das Auslesen von Text und Dokumentdaten werden Dokumentinhalte an OpenAI Ireland Ltd. übermittelt; die Verarbeitung erfolgt auch in den Vereinigten Staaten. Einzelheiten und die Rechtsgrundlage stehen in der Datenschutzerklärung.
Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesagt. Der Betrieb kann durch Wartung, Störungen oder Arbeiten bei eingesetzten Dienstleistern unterbrochen sein.
Eine bestimmte Reaktionszeit auf Anfragen wird nicht zugesagt. Anfragen erreichen uns unter der auf dieser Website veröffentlichten Kontaktadresse.
Zugangsdaten sind vertraulich zu halten. Für Konten mit Inhaber- und Verwaltungsrechten ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend.
Die dem Betrieb zugewiesene E-Mail-Adresse für den Dokumenteneingang ist vertraulich zu behandeln: Wer sie kennt, kann Dokumente in das Konto einliefern.
Es dürfen nur Dokumente eingebracht werden, zu deren Speicherung der Betrieb berechtigt ist. Zulässige Dateiformate und die Obergrenze von 30 MB je Datei sind in der Anwendung ausgewiesen.
Es gelten die auf der Preisseite veröffentlichten Preise: ein monatlicher Grundbetrag zuzüglich eines Betrags je archiviertem Dokument und je Gigabyte belegtem Speicher. (Preise)
Alle Preise verstehen sich netto. Die Umsatzsteuer wird nach den jeweils geltenden Vorschriften hinzugerechnet.
Die Abrechnung erfolgt monatlich über Stripe. Zahlungsdaten werden ausschließlich dort verarbeitet.
Preisänderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann jederzeit über das Kundenportal gekündigt werden.
Die Kündigung wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam. Bis dahin bleibt das Konto uneingeschränkt nutzbar.
Danach wird das Archiv schreibgeschützt: Dokumente bleiben durchsuchbar, einsehbar, herunterladbar und exportierbar; neue Dokumente können nicht mehr archiviert werden.
30 Tage nach Wirksamwerden der Kündigung wird das Konto geschlossen. Dabei werden alle gespeicherten Dokumente und alle zugehörigen Daten dauerhaft gelöscht.
Ein Export des gesamten Archivs kann jederzeit angefordert werden, auch im schreibgeschützten Zustand.
Wird Vaultivo dauerhaft eingestellt, wird dies mindestens 90 Tage vorher an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse mitgeteilt.
Während dieser 90 Tage bleibt das Archiv erreichbar und lesbar: Dokumente bleiben durchsuchbar, einsehbar und herunterladbar, und der Export des gesamten Archivs steht unverändert zur Verfügung. Punkt 4 bleibt davon unberührt; auch in dieser Frist wird keine bestimmte Verfügbarkeit zugesagt.
Der Export ist der Weg, auf dem das Archiv mitgenommen wird, und es ist derselbe Export wie im laufenden Vertrag: die Originaldateien unverändert, dazu eine Dokumententabelle und eine Tabelle für die Übernahme in eine Buchhaltungssoftware, wahlweise als gewöhnliches ZIP oder als Archivpaket mit einer Prüfsumme zu jeder Datei. Ein gesonderter Weg für diesen Fall besteht nicht und muss nicht erst eingerichtet werden.
Es besteht keine Hinterlegung bei einem Treuhänder und keine Vereinbarung mit einem Nachfolgeanbieter. Die Sicherungskopie bei einem zweiten Anbieter gehört zum Betrieb des Dienstes und ist keine solche Hinterlegung: Niemand außerhalb von Vaultivo ist berechtigt oder in der Lage, daraus ein Archiv herauszugeben.
Es liegt beim Betrieb, das Archiv innerhalb dieser Frist zu sichern. Nach Ablauf der Frist endet der Zugang, und die gespeicherten Dokumente und Daten werden gelöscht.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist in der Datenschutzerklärung beschrieben. (Datenschutzerklärung)
Soweit archivierte Dokumente personenbezogene Daten Dritter enthalten, ist der Betrieb Verantwortlicher und Vaultivo Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil dieser Bedingungen und wird mit ihrer Annahme geschlossen. (Auftragsverarbeitungsvertrag)
Vaultivo haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
Für leichte Fahrlässigkeit haftet Vaultivo nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und der Höhe nach begrenzt auf das Entgelt, das der Betrieb in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat.
Nicht ersetzt werden entgangener Gewinn und mittelbare Schäden.
Der Verlust archivierter Dokumente ist davon ausdrücklich nicht ausgenommen. Die Aufbewahrung ist die vertragliche Hauptleistung; ein Haftungsausschluss gerade dafür widerspräche ihr. Unabhängig davon kann jederzeit ein vollständiger Export des Archivs angefordert werden.
Änderungen werden vorab mitgeteilt. Eine erneute Zustimmung bestehender Kundinnen und Kunden ist nicht erforderlich.
Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Datum.
Es gilt österreichisches Recht.
Gerichtsstand ist das für den Sitz des Anbieters zuständige Gericht in Wien.
Verbindlich ist die deutschsprachige Fassung; Übersetzungen dienen der Bequemlichkeit.