Anleitungen
Die Funktionsseite sagt, was Vaultivo kann. Diese sagt, was Sie dabei tun — von der Datei bis zum bestätigten Eintrag.
Hineinbekommen
Ihr Betrieb hat eine eigene Ablage-Adresse — ein zufälliger Zeichenblock, nicht Ihr Firmenname. Sie steht in den Einstellungen unter E-Mail, mit einer Schaltfläche zum Kopieren. Leiten Sie das Dokument dorthin weiter: der Anhang wird übernommen, die Mail selbst nicht.
Mehrere Dateien auf einmal, aus dem Scanner-Ordner oder vom Desktop. Das geht auf der Seite zum Hinzufügen — und ebenso von jeder anderen Seite aus, indem Sie die Dateien einfach ins Fenster ziehen.
Jahre alter Dokumente in einem Durchgang, samt Datum und Geschäftspartner. Wie Ihre Ordner aufgebaut sind, spielt dabei keine Rolle — einsortiert wird später nach Feldern. Das richten wir mit Ihnen ein; es ist kein Selbstbedienungsschritt.
Dass diese Adresse nicht zu erraten ist, ist der ganze Schutz dahinter. Eine lesbare Adresse wäre ein Weg, Dokumente in ein fremdes Archiv einzuschleusen.
Der Posteingang
Über dem Posteingang liegt eine Leiste mit vier Stationen und je einer Zahl. Sie beantwortet die einzige Frage, die man morgens hat: wo stehen meine Dokumente gerade.
Die Datei wird auf Schadsoftware geprüft. Hier ist nichts zu tun.
Text wird ausgelesen, Felder werden erkannt. Auch hier nicht.
Das ist Ihre Station — und die einzige, die hervorgehoben wird, wenn etwas darin liegt.
Was Sie heute bestätigt haben. Zum Nachsehen, nicht zum Handeln.
Bestätigen
Dokumenttyp, Nummer, Geschäftspartner, Datum, Betrag und Währung. Was Vaultivo gelesen hat, steht schon da; was fehlt, tragen Sie nach — und ohne diese Felder lässt sich ein Dokument nicht ablegen.
Bestätigen heißt bestätigen. Es kommt kein weiterer Dialog.
Sie können einen Stapel gemeinsam bestätigen. Übersprungen wird dabei genau das, wo ein Dokumenttyp fehlt, die Erkennung unsicher war oder eine Warnung anliegt — also das, was ohnehin einen Blick braucht.
Wiederfinden
Sie tippen, was Sie noch wissen. Die Treffer kommen nach Dokumenttyp gruppiert zurück, und die Dokumente, die noch im Posteingang liegen, stehen dabei ganz oben — was Sie gerade hochgeladen haben, ist auffindbar, bevor es fertig ist.
Ist das Feld leer, zeigt die Seite stattdessen die Dokumenttypen mit der Anzahl daneben. Damit sehen Sie, wo überhaupt etwas liegt, bevor Sie suchen.
Anmelden
In Ihrem Archiv liegen die Dokumente Ihres Betriebs. Ein Passwort allein genügt daher nicht, um es zu öffnen. Bei der Anmeldung kommt eine sechsstellige Zahl aus einer App auf Ihrem Smartphone hinzu, die sich alle dreißig Sekunden ändert. Das ist unsere Entscheidung über Ihr Archiv, keine gesetzliche Vorgabe.
Eine Authentifikator-App. Wir empfehlen Proton Authenticator: kostenlos, funktioniert ohne Empfang und ist kein weiteres Vaultivo-Konto. Jede Authentifikator-App erfüllt den Zweck, auch ein Passwortmanager, der solche Codes erzeugt. Schalten Sie dort gleich die Sicherung der App ein — sie ist es, die Sie rettet, wenn ein Smartphone ersetzt wird.
Eigentümer und Administratoren, weil diese Konten das ganze Archiv erreichen. Mitarbeiter, Buchhalter und Konten mit Nur Lesen können es im Profil einschalten und werden nie dazu verpflichtet.
Am Ende werden Ihnen einmalig mehrere Einmal-Codes angezeigt. Jeder funktioniert genau einmal, und sie sind es, die Sie hineinlassen, wenn das Smartphone nicht zur Hand ist. Drucken Sie sie aus und legen Sie sie zu Ihren Geschäftsunterlagen; auf genau dem Gerät gespeichert, das sie ersetzen sollen, nützen sie nichts.
Melden Sie sich mit einem Wiederherstellungscode an und richten Sie die App auf dem neuen Gerät ein. Sind Smartphone und Codes beide weg, kann ein anderer Eigentümer in Ihrem Betrieb oder der Vaultivo-Support den zweiten Faktor zurücksetzen, damit Sie ihn neu einrichten können.
Bei der Anmeldung ist es das, was Sie schon kennen, plus ein Schritt: E-Mail-Adresse und Passwort, dann die sechs Ziffern.