Aufbewahrungspflicht UGB § 212 · BAO § 132
Vaultivo ist ein Dokumentenarchiv für kleine europäische Betriebe: Es legt unverändert ab, was hereinkommt, liest es aus, macht es durchsuchbar und hält es so lange, wie die Frist es verlangt.
Hereinkommen
Dokumente kommen so an, wie sie ohnehin bei Ihnen ankommen. Sie müssen Ihren Ablauf nicht umstellen.
Jeder Betrieb bekommt eine eigene Ablage-Adresse — zufällig erzeugt und nicht zu erraten, damit niemand sonst Dokumente in Ihr Archiv einschleusen kann. Leiten Sie das Dokument weiter: der Anhang wird übernommen, die Mail selbst nicht.
k7f3q9x2m4hd@vaultivo.euMehrere Dateien auf einmal, aus dem Scanner-Ordner oder vom Desktop. PDF, Word, OpenDocument und Fotos vom Telefon — dazu E-Rechnungen: ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. Bis 30 MB je Datei.
Jahre alter Dokumente werden in einem Durchgang eingespielt, samt Datum und Geschäftspartner. Wie Ihre Ordner aufgebaut sind, spielt dabei keine Rolle — einsortiert wird später nach Feldern. Wir richten das mit Ihnen ein, und Dokumente aus einer solchen Übernahme kosten 0,02 € statt des üblichen Aufnahmesatzes.
Was danach passiert
Jede Datei wird auf Schadsoftware geprüft, bevor irgendetwas daraus gelesen wird. Was auffällt, wird zurückgehalten und kommt nicht ins Archiv.
Aus PDFs direkt, aus gescannten Seiten per Bilderkennung. Strukturierte E-Rechnungen werden ausgelesen, wie sie sind — ohne Raten.
Dokumenttyp, Datum, Nummer, Betrag und Geschäftspartner werden erkannt und als Felder gesetzt — nicht als Dateiname.
Das Original wird gespeichert, wie es angekommen ist, und danach nie mehr verändert. Öffnet ein Administrator eines Ihrer Dokumente, steht das in Ihrem Protokoll.
Nichts wird automatisch abgelegt. Jedes Dokument wartet in Ihrem Posteingang — mit dem, was wir gelesen haben, und dem, was unklar ist — bis Sie es bestätigen.
Wiederfinden
Nummer, Geschäftspartner, Betrag oder Monat — Sie tippen, was Sie noch wissen. Probieren Sie es hier aus.
Fristen
Beim Ablegen setzt Vaultivo ein Aufbewahrungsdatum — abgeleitet aus Dokumenttyp und Sitz Ihres Betriebs — und nennt die Grundlage dazu.
| Sitz | Dokumenttyp | Frist | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Österreich | Rechnungen, Gutschriften, Belege | 7 Jahre | UGB § 212 · BAO § 132 |
| Österreich | Verträge, Lieferscheine | 7 Jahre | UGB § 212 |
| Deutschland | Rechnungen, Gutschriften, Belege | 8 Jahre | AO § 147 Abs 3 · UStG § 14b Abs 1 |
| Deutschland | Verträge | 8 Jahre | AO § 147 Abs 3 |
| Deutschland | Lieferscheine | 6 Jahre | AO § 147 Abs 3 |
| EU allgemein | Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen | 10 Jahre | RL 2006/112/EG |
| Übrige Länder | Alle Dokumenttypen | 10 Jahre | ohne Rechtsgrundlage — Vorgabe der Plattform |
Vaultivo schlägt die Frist vor und rechnet sie aus. Ändern können Sie sie jederzeit; jede Änderung wird dauerhaft protokolliert. Was aufzubewahren ist und wie lange, entscheiden Sie — wir sind ein Werkzeug, keine Behörde.
Preis
Keine Staffelpläne, keine Nutzerlizenzen, keine Mindestlaufzeit. Sie zahlen die Grundgebühr, jedes aufgenommene Dokument einmal, und den belegten Speicher.
Posten
Alle Beträge netto in Euro. Monatlich kündbar.
Rechenbeispiel
Ein Betrieb übernimmt 300 Dokumente (2 GB) und legt danach rund 50 im Monat ab.
Erster Monat · Bestand übernommen
Jeder weitere Monat
Der Speicher wird nach tatsächlichem Bestand verrechnet und wächst mit ihm.
In sieben Jahren tippen Sie einen Namen, einen Betrag oder eine Nummer ein — und das Dokument liegt da. Unverändert, mit dem Datum, bis zu dem es zu halten ist, und mit der Grundlage dazu. Mehr verspricht Vaultivo nicht. Weniger auch nicht.