Fristen
Zwei Regeln entscheiden darüber, ob Ihre Rechnung stimmt. Beide sind kurz, beide stehen im Gesetz, und beide werden regelmäßig übersehen.
Stand: 06.09.2026
Nicht am Datum der Rechnung, nicht am Tag der Buchung, sondern am 31. Dezember des Jahres, zu dem die Unterlage gehört. Erst von da an zählen die Jahre, bei einer Rechnung also 7.
Eine Eingangsrechnung vom 3. Februar 2026 ist damit nicht bis zum 3. Februar 2033 zu halten, sondern bis zum 31. Dezember 2033. Der Unterschied sind elf Monate, und er geht immer in dieselbe Richtung: die Frist ist länger, als das Rechnungsdatum vermuten lässt.
Das ist praktisch, weil es sortiert. Alles aus einem Kalenderjahr wird am selben Tag frei, ganz gleich, ob es im Jänner oder im Dezember hereingekommen ist. Ein Aufräumen zum Jahreswechsel erfasst deshalb immer einen ganzen Jahrgang und nie eine halbe Ablage.
UGB § 212 · BAO § 132
Bei Büchern und Aufzeichnungen ist es das Jahr, für das die Eintragungen vorgenommen wurden. Bei Belegen ist es das Jahr, auf das sie sich beziehen.
Der Unterschied klingt spitzfindig und ist es nicht: eine Rechnung, die im Jänner für Leistungen des Vorjahres ausgestellt wird, bezieht sich auf das Vorjahr und nicht auf das Jahr ihres Eingangs. Maßgeblich ist das Jahr, auf das sich der Beleg bezieht, nicht der Tag, an dem er bei Ihnen gelandet ist. Wer das eine für das andere nimmt, verschiebt die ganze Frist um ein Jahr.
Das ist die zweite Regel, und sie ist die unangenehmere, weil sie ohne Ihr Zutun greift und weil Ihnen niemand mitteilt, dass sie gegriffen hat.
Solange die Unterlagen für ein laufendes Verfahren von Bedeutung sind, an dem Sie beteiligt sind, sind sie weiter aufzubewahren. Eine Betriebsprüfung, ein offenes Rechtsmittel, ein Rechtsstreit: in all diesen Fällen bleibt die Unterlage zu halten, auch wenn die Frist längst abgelaufen wäre.
Die Frist verlängert sich dabei nicht um eine bestimmte Zahl von Monaten. Sie endet einfach nicht, bis die Sache erledigt ist. Ein Datum, das man vorher ausrechnen könnte, gibt es hier nicht.
Beim Ablegen setzt Vaultivo ein Aufbewahrungsdatum und nennt die Grundlage dazu. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres, zu dem das Dokument gehört, also genau so, wie es oben steht. Das Datum des Dokuments selbst bestimmt dabei nur, um welches Kalenderjahr es geht.
Bis September 2026 war das anders: gerechnet wurde ab dem Tag des Dokuments, und das vorgeschlagene Datum lag entsprechend früher. Dokumente, die vorher abgelegt wurden, tragen weiterhin das damals berechnete Datum. Neu gerechnet wird nur, wenn Sie das Datum des Dokuments ändern oder die Frist ausdrücklich auf den berechneten Wert zurücksetzen; dann springt das Datum in einem Schritt nach hinten.
Die zweite Regel, denn kein Archiv erfährt, dass bei Ihnen eine Prüfung angesetzt wurde. Was Vaultivo dafür anbietet, ist der rechtliche Halt: ein Dokument unter Halt lässt sich nicht löschen, unabhängig davon, welches Datum daran steht. Sie erkennen die Lage, Vaultivo hält das Dokument.
Und wenn nichts läuft, geschieht ebenfalls nichts von selbst. Ein abgelaufenes Aufbewahrungsdatum löscht kein Dokument; es macht nur sichtbar, dass Sie es dürften.
Elektronisch ist zulässig. Die Bundesabgabenordnung knüpft das an eine Bedingung, und sie ist streng formuliert: die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet sein.
Urschriftgetreu heißt: nicht neu gesetzt, nicht zusammengefasst, nicht in ein anderes Format überführt und dann verworfen. Das Original selbst muss noch da sein.
Deshalb verändert Vaultivo das Original nie. Was hereinkommt, wird unverändert abgelegt und bleibt so liegen; was zusätzlich entsteht, etwa eine lesbare PDF-Ansicht einer Datei, die keine ist, tritt daneben und nicht an seine Stelle.
Ob in Ihrem Fall ein Verfahren läuft, das die Frist offen hält, kann dieser Text nicht beantworten, und ein Archiv kann es auch nicht. Das ist die Frage für Ihre Steuerberatung.
Was dieser Text beantwortet, ist die Frage davor: ab wann gezählt wird, und dass Zählen allein nicht reicht.