Aufbewahrung
Die Frage klingt nach einer einzigen Zahl. Sie ist es nicht: in Österreich hängt die Frist davon ab, was für eine Unterlage vor Ihnen liegt.
Stand: 06.09.2026
Die folgenden Fristen stehen im Gesetz. Sie sind kein Vorschlag von Vaultivo und keine Empfehlung einer Steuerberatung, sondern das, was in Österreich für die jeweilige Art von Unterlage gilt.
| Art der Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 7 Jahre | UGB § 212 · BAO § 132 |
| Belege und Rechnungen | 7 Jahre | BAO § 132 · UGB § 212 |
| Geschäftsbriefe, empfangen und abgesandt | 7 Jahre | UGB § 212 |
| Unterlagen zu Grundstücken | 22 Jahre | UStG 1994 § 18 Abs 10 |
Das ist die gute Nachricht und zugleich der Grund, warum die Tabelle oben so kurz ist: 7 Jahre gelten für die Bücher, für die Belege und für die Geschäftsbriefe gleichermaßen. Sie müssen für eine eingegangene Rechnung keine andere Frist nachschlagen als für den Jahresabschluss.
Die Frist steht an zwei Stellen, und beide sagen dasselbe. Das Unternehmensgesetzbuch verpflichtet Sie als Unternehmer, das Abgabenrecht verpflichtet Sie als Steuerpflichtigen. Wer beides ist, und das sind Sie, erfüllt mit 7 Jahren beide.
Betrifft eine Aufzeichnung oder eine Unterlage ein Grundstück, sind es nicht 7, sondern 22 Jahre. Das Umsatzsteuergesetz nennt diese Zahl ausdrücklich, und sie ist kein Aufrunden: sie hängt am langen Berichtigungszeitraum für die Vorsteuer bei Grundstücken.
Praktisch heißt das: Rechnungen für einen Umbau, für eine Sanierung oder für den Ankauf selbst gehören nicht in denselben Stapel wie der Rest. Sie überleben ihn um mehr als ein Jahrzehnt.
UStG 1994 § 18 Abs 10
Beim Ablegen setzt Vaultivo ein Aufbewahrungsdatum. Es leitet sich aus dem Dokumenttyp und aus dem Sitz Ihres Betriebs ab, und die Grundlage steht dabei, damit Sie sie nicht suchen müssen.
Ändern können Sie das Datum jederzeit. Jede Änderung wird dauerhaft protokolliert, mit dem alten und dem neuen Wert. Was aufzubewahren ist und wie lange, entscheiden Sie.
Dieser Text behandelt die allgemeinen Fristen für die Unterlagen eines Betriebs. Er ist keine Steuerberatung und ersetzt keine.
Nicht behandelt sind unter anderem die Fristen für Personalunterlagen und Lohnkonten, die Aufbewahrung im Zusammenhang mit Zoll und Verbrauchsteuern, sowie alles, was sich aus einem Vertrag oder aus einer Förderzusage zusätzlich ergibt. Sie können jede dieser Fristen in Vaultivo eintragen; nur vorschlagen kann Vaultivo sie nicht.
Und eine Frist kann sich verlängern, ohne dass Sie etwas tun. Wann das passiert, steht im nächsten Text.