Rechtliches
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei Vaultivo verarbeitet werden, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Sie gilt für diese Website und für die Anwendung.
Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO liegen nach derzeitiger Einschätzung nicht vor. Für Fragen und für die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.
Diese Website ist statisch und wird über Cloudflare Pages ausgeliefert. Beim Abruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten — insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Adresse —, um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern.
Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste eingesetzt, weder jetzt noch geplant. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet; ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb.
Über das Kontaktformular übermitteln Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und — sofern Sie ihn angeben — Ihren Namen. Diese Angaben werden per E-Mail an uns weitergeleitet, damit wir antworten können. Auf dieser Website werden sie nicht gespeichert.
Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen wird Cloudflare Turnstile eingesetzt. Turnstile setzt in der hier verwendeten Konfiguration keine Cookies.
Nachrichten aus dem Formular und an die veröffentlichte Kontaktadresse werden nach drei Monaten gelöscht.
Nachrichten an die veröffentlichte Kontaktadresse werden an ein bei Google (Gmail) gehostetes Postfach weitergeleitet; von dort antworten wir auch. Korrespondenz mit uns verbleibt daher nicht innerhalb der EU. Das betrifft ausschließlich die Korrespondenz und keine in Vaultivo archivierten Dokumente.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO — Beantwortung Ihrer Anfrage und berechtigtes Interesse an der Abwehr missbräuchlicher Einsendungen.
Für ein Konto verarbeiten wir Bestands- und Vertragsdaten: Firmenname, Anschrift, Land, gegebenenfalls die UID-Nummer sowie Name und E-Mail-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer.
Bei sicherheitsrelevanten Vorgängen wird zusätzlich die IP-Adresse im Protokoll erfasst.
Die Inhalte der archivierten Dokumente stehen auf einer anderen Ebene: Rechnungen und Belege enthalten personenbezogene Daten Dritter — Ansprechpartner, Kundennamen, Anschriften. Für diese Daten ist der Betrieb, der sie archiviert, Verantwortlicher; Vaultivo ist insoweit Auftragsverarbeiter und handelt ausschließlich auf dessen Weisung. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Protokollierung.
Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Änderungen dieser Liste teilen wir Betrieben 30 Tage im Voraus mit; widersprechen sie, können sie den Vertrag beenden.
| Dienst | Aufgabe | Region |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Server, Datenbank und Objektspeicher — hier liegen die Dokumente | fra1 — Frankfurt, DE |
| Backblaze, Inc. | Sicherungskopie der archivierten Originale und ihrer PDF-Fassungen bei einem zweiten Anbieter | EU Central — Amsterdam, NL |
| OpenAI Ireland Ltd. | Auslesen von Text und Dokumentdaten | IE / US |
| Mailgun | E-Mail-Eingang für Dokumente und Versand von System-E-Mails | EU |
| Stripe Payments Europe, Limited | Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung | IE |
| Cloudflare | DNS, Auslieferung dieser Website, E-Mail-Weiterleitung der Kontaktadresse | EU / global |
| Sentry | Fehler- und Betriebsprotokolle der Anwendung — keine Dokumentinhalte | EU |
| GitHub, Inc. | Planmäßige Bereinigung der Sicherungskopie — verarbeitet Speicherpfade, keine Dokumentinhalte | US / global |
Virenprüfung, Textauslesung und Dokumentkonvertierung erfolgen nicht bei Dritten, sondern in selbst betriebenen Komponenten innerhalb derselben EU-gehosteten Umgebung.
Eine Übermittlung außerhalb der EU findet im Rahmen der Textauslesung durch OpenAI statt; daneben verarbeiten einzelne der oben genannten Auftragsverarbeiter außerhalb der EU, wie in der Liste ausgewiesen. Vertragspartner der Textauslesung ist OpenAI Ireland Ltd. mit Sitz in Irland; die Verarbeitung erfolgt auch in den Vereinigten Staaten.
Grundlage dieser Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vom 4. Juni 2021. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland Ltd. wurde am 8. August 2026 abgeschlossen.
Nach Angaben von OpenAI werden über die Schnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training von Modellen verwendet.Bestätigt am: 08.08.2026
OpenAI speichert über die Schnittstelle übermittelte Inhalte bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Beschwerden richten Sie an die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts wenden.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.