Handwerk, Bau und Technik
Materialrechnungen, Lieferscheine, Subunternehmer, Geräte. Viele Dokumente, viele Absender, und selten jemand, der sie den ganzen Tag sortiert.
Über uns
Vaultivo ist ein Dokumentenarchiv für kleine europäische Betriebe. Diese Seite sagt, für welche davon es gebaut ist, was sich gegenüber dem ändert, was Sie heute schon haben — und was es ausdrücklich nicht abdeckt.
Für wen
Vaultivo ist als gemeinsam genutzter Dienst für kleinere Betriebe gebaut: für den Betrieb ohne eigene Buchhaltungsabteilung, bei dem das Dokument per E-Mail, als Foto, als PDF und auf Papier hereinkommt und trotzdem jahrelang auffindbar bleiben muss.
Materialrechnungen, Lieferscheine, Subunternehmer, Geräte. Viele Dokumente, viele Absender, und selten jemand, der sie den ganzen Tag sortiert.
Wareneingang, Miete, Energie, Versicherung — das Meiste monatlich und immer von denselben Partnern, was das Wiederfinden nach Partner und Monat zur häufigsten Frage macht.
Wenige Mitarbeiter, hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, und ein Inhaber, der die Dokumente am Ende selbst in der Hand hat.
Das ist keine Abgrenzung, sondern eine Beschreibung: Wenn Sie sich in keinem der drei wiederfinden, aber Dokumente aufbewahren müssen, ist das kein Ausschluss. Die Grenze verläuft woanders — sie steht auf der Seite für größere Organisationen. Für größere Organisationen
Was Sie heute haben
Meistens stimmt das, und für das, wofür seine Ablage gebaut ist, ist sie das Richtige: Er bucht, er bilanziert, er kennt Ihre Konten. Drei Dinge bleiben trotzdem bei Ihnen liegen — genauso wie beim Ordner am Schreibtisch und beim Ordner in der Cloud.
Vaultivo speichert die Datei unverändert und ändert sie danach nie wieder — nicht die umgerechnete, nicht die umbenannte, nicht die ausgedruckte und wieder eingescannte.
Sie wissen in drei Jahren nicht mehr, wie die Datei hieß. Vaultivo sucht deshalb im Text des Dokuments, in den ausgelesenen Feldern und im ursprünglichen Namen des Absenders — ein Ordner sucht nur im letzten.
Vaultivo rechnet sie aus und nennt die Grundlage dazu. Weder ein Ordner noch eine Buchhaltung sagt Ihnen bei einem einzelnen Dokument, bis wann es zu halten ist — und die Nachfrage kommt am Ende bei Ihnen an, nicht bei Ihrem Berater.
Nichts davon ersetzt die Steuerberatung, und es soll sie nicht ersetzen: Vaultivo bucht nicht, bilanziert nicht und meldet nichts. Es ist die Ablage davor — und wenn Ihr Berater das Quartal braucht, fordern Sie einen Export an und schicken ihn ihm. Wie ein Export aussieht
Österreich und Deutschland. Beide haben eine geschriebene Aufbewahrungsfrist mit einer Grundlage, die man nennen kann — und die beiden Fristen sind unterschiedlich lang. Genau daran hängt der Rest: die Frist kommt aus der Domain, unter der Sie die Seite lesen, nie aus der Sprache, in der Sie sie lesen.
Deutschsprachig, aber kein EU-Mitglied: eigene Umsatzsteuerregeln, eigene Währung, eigene Aufbewahrungsvorschriften. Das wäre eine dritte Rechtsordnung, und eine halb abgebildete Rechtsordnung ist schlechter als keine.
Sie können jeden EU-Staat als Sitz hinterlegen — niemand muss ein falsches Land angeben. Eine eigene Frist mit eigener Grundlage gibt es aber nur für Österreich und Deutschland; für alles andere gilt die Vorgabe der Plattform, und die ist als solche ausgewiesen.