- Was ist Vaultivo?
- Ein Dokumentenarchiv für kleine europäische Betriebe. Dokumente kommen per E-Mail, per Upload oder aus Ihrem bestehenden Bestand herein; Vaultivo legt sie unverändert ab, liest sie aus, macht sie durchsuchbar und rechnet zu jedem aus, wie lange es aufzubewahren ist, samt der Grundlage dazu. Es ist keine Buchhaltungssoftware: Vaultivo bucht nicht, bilanziert nicht und meldet nichts.
- Welche Dateien kann ich schicken?
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PDF, Word, OpenDocument und XML, bis 30 MB je Datei. Fotos vom Telefon ebenso: JPG, PNG und HEIC. Ein eingescanntes PDF ist ohnehin kein Problem.
Alle Dateiarten im Detail
- Muss ich jedes Dokument selbst ansehen?
- Ja. Nichts wird automatisch abgelegt, und es gibt keine Schwelle, ab der ein Dokument von selbst durchgeht. Jedes wartet in Ihrem Posteingang, bis Sie es bestätigen — mit dem, was wir gelesen haben, und dem, was unklar ist.
- Wann wird ein Dokument verrechnet?
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Wenn es ins Archiv aufgenommen wird, also nach Ihrer Bestätigung — nicht beim Hochladen. Ein Dokument, das Sie nie bestätigen, wird nie verrechnet, auch wenn es schon geprüft und ausgelesen wurde.
Zum Preis
- Was kostet die Testphase?
- Nichts. Vierzehn Tage, ohne Zahlungsmittel beim Anmelden, und in dieser Zeit wird kein Posten gestellt — auch nicht die Grundgebühr.
- Wie lange wird ein Dokument aufbewahrt?
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So lange, wie die Frist für Ihren Sitz und der Dokumenttyp es verlangt. Vaultivo rechnet sie aus und nennt die Grundlage dazu; ändern können Sie sie jederzeit, und jede Änderung wird protokolliert.
Fristen und Grundlagen
- Komme ich an ein Original wieder heran?
- Ja. Jedes Dokument hat seine eigene Seite, und von dort laden Sie die Datei herunter — unverändert, so wie sie angekommen ist.
- Wer kann meine Dokumente sehen?
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Ihr Betrieb. Öffnet ein Administrator eines Ihrer Dokumente, steht das in Ihrem Protokoll — genau der Zugriff, den Sie sonst nicht bemerken würden. Ihre eigenen Aufrufe werden nicht vermerkt.
Was protokolliert wird
- In welchen Sprachen gibt es Vaultivo?
- Deutsch und Englisch.
- Ist die Schweiz dabei?
- Nein. Vaultivo ist auf Österreich und Deutschland ausgelegt. Die Schweiz ist kein EU-Mitglied und hat eigene Umsatzsteuer-, Währungs- und Aufbewahrungsregeln — die deshalb auch nicht abgebildet sind.
- Kann ich mein Archiv wieder mitnehmen?
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Ja, jederzeit und vollständig. Ein Export liefert die Originaldateien, eine Dokumententabelle und eine zweite Tabelle für die Übernahme in eine Buchhaltungssoftware — wahlweise als gewöhnliches ZIP oder als Archivpaket mit einer Prüfsumme zu jeder Datei. Auch nach einer Kündigung: das Archiv bleibt dann 30 Tage lang lesbar und exportierbar, erst danach wird es gelöscht.
Was beim Kündigen passiert
- Was passiert mit meinem Archiv, wenn es Vaultivo nicht mehr gibt?
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Wird der Dienst dauerhaft eingestellt, wird das mindestens 90 Tage vorher angekündigt, und in dieser Zeit bleibt Ihr Archiv lesbar und vollständig exportierbar. Das steht in den AGB, ist also zugesagt. Was es nicht gibt, sagen wir dazu: keine Hinterlegung bei einem Treuhänder und keinen Nachfolgeanbieter, der eine Kopie herausgeben könnte. Der Export ist der Weg hinaus, und er steht Ihnen jederzeit offen, nicht erst dann.
Was in den AGB dazu steht