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Vaultivo

Funktionen

Was mit einem Dokument passiert, vom Eingang bis Jahre später.

Die Startseite zeigt den Weg in vier Schritten. Diese Seite nennt die Grenzen dazu: welche Dateien angenommen werden, was aus ihnen gelesen wird, was Sie selbst entscheiden — und was davon protokolliert wird.

Dateien

Was Sie schicken können.

PDF, Word, OpenDocument, XML und Fotos vom Telefon, bis 30 MB je Datei. Das Original wird immer unverändert gespeichert — auch dort, wo für die Auswertung eine PDF-Fassung daraus entsteht.

Dateiart Endung Was damit passiert
PDF .pdf Der Text wird direkt aus der Datei gelesen. Gescannte Seiten per Bilderkennung.
Word .doc · .docx Für die Auswertung entsteht eine PDF-Fassung. Gelesen wird aus dieser Fassung, gespeichert bleibt Ihre Datei.
OpenDocument .odt Wie Word — eine PDF-Fassung für die Auswertung, das Original unberührt.
E-Rechnung .xml Wird als Rechnungstabelle dargestellt. Ist sie vollständig, werden die Felder direkt daraus übernommen.
Foto .jpg · .png · .heic Wie Word — für die Auswertung entsteht eine PDF-Fassung, Ihr Bild bleibt unberührt. Gelesen wird die Seite per Bilderkennung.

Vom Telefon nimmt Vaultivo JPG, PNG und HEIC an, andere Bildformate nicht. Ein eingescanntes PDF war ohnehin nie ein Problem: dessen Seiten werden ebenso per Bilderkennung gelesen.

Auslesen

Drei Wege zum Text. Das Dokument entscheidet, welcher.

Vor allem anderen wird jede Datei auf Schadsoftware geprüft. Erst danach wird überhaupt etwas aus ihr gelesen.

Was dabei zu Feldern wird

Dokumenttyp, Nummer, Datum, Betrag, Währung und Geschäftspartner. Als Felder am Datensatz, nicht als Dateiname — deshalb lässt sich später nach ihnen suchen und filtern.

Bestätigen

Nichts landet im Archiv, das Sie nicht gesehen haben.

Jedes Dokument wartet in Ihrem Posteingang, mit dem, was gelesen wurde, und dem, was unklar geblieben ist.

Der Posteingang von Vaultivo: oben die Leiste mit vier Stationen und ihren Zahlen, darunter drei Dokumente, die auf Ihre Prüfung warten.
Der Posteingang, wie er nach der Anmeldung aussieht. Beispieldaten eines erfundenen Betriebs.

Kein Dokument überspringt das

Es gibt keine Ausnahme und keine Schwelle, ab der ein Dokument von selbst durchgeht. Jedes einzelne wartet auf Ihre Bestätigung.

Unbestätigt heißt nicht im Archiv

Ein Dokument im Posteingang ist kein Archiveintrag, der noch geprüft wird. Es ist noch keiner. Erst mit Ihrer Bestätigung entsteht er.

Keine zweite Rückfrage

Bestätigen heißt bestätigen. Es kommt kein weiterer Dialog, der fragt, ob Sie es wirklich meinen.

Mitnehmen

Alles wieder herausholen, in einem Paket.

Ein Archiv, aus dem nichts wieder herauskommt, ist keines. Ein Export umfasst dieselben Dokumente, die Sie in der Liste sehen — bis hin zum gesamten Bestand — und Sie wählen, in welcher Form er kommt.

Das Archivpaket folgt zwei veröffentlichten Formaten, BagIt und PREMIS, damit ein fremdes Archivsystem es lesen kann, ohne uns zu fragen. Eine Zertifizierung dafür gibt es nicht, und wir behaupten keine. Nach einer Kündigung bleibt das Archiv 30 Tage lang lesbar und exportierbar.

Protokoll

Was im Protokoll steht — und was nicht.

Ein Protokoll ist nur dann etwas wert, wenn sein Umfang benannt ist. Also:

Wenn ein Administrator Ihr Dokument öffnet

Das steht in Ihrem Protokoll, nicht in einem fremden. Es ist genau der Zugriff, den Sie selbst nicht bemerken würden.

Ihre eigenen Aufrufe nicht

Öffnen Sie ein eigenes Dokument, wird nichts vermerkt. Das ist keine Lücke, sondern der Umfang: protokolliert wird privilegierter Zugriff.

Einträge lassen sich nicht ändern

Ändern und Löschen sind auf Datenbankebene abgewiesen — nicht in der Anwendung, sondern darunter. Einträge bleiben, solange Ihr Konto besteht.

Auch die Aufbewahrungsfrist gehört dazu: Vaultivo berechnet sie, Sie dürfen sie ändern, und jede Änderung wird mit altem und neuem Wert festgehalten.

14 Tage kostenlos testen Vierzehn Tage, ohne Kreditkarte.