E-Rechnung
Die E-Rechnung verändert, wie eine Rechnung zu Ihnen kommt. An der Frage, was danach mit ihr passiert, ändert sie nichts.
Stand: 06.09.2026
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die so ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass sie sich maschinell verarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Ein PDF im Mailanhang erfüllt das nicht. Es ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz, und es war deshalb nie eine E-Rechnung im Sinne dieser Regelung, so elektronisch es sich auch anfühlt.
Umgekehrt sieht eine echte E-Rechnung für einen Menschen oft nach gar nichts aus: eine XML-Datei, in der jedes Feld benannt ist, entweder für sich allein oder eingebettet in ein PDF, das nur die lesbare Hülle ist.
Die deutsche Pflicht gilt für Sie nicht. Sie greift nur, wenn der leistende Unternehmer und der Empfänger beide im Inland ansässig sind, und das ist für Deutschland das deutsche Inland. Eine Rechnung von Wien nach München fällt nicht darunter, und eine von München nach Wien ebenso wenig.
Das ist eine Erleichterung mit Ablaufdatum, kein Freibrief. Der Termin, der für Sie zählt, steht in der ViDA-Richtlinie, die der Rat am 11. März 2025 beschlossen hat: ab dem 1. Juli 2030 gelten unionsweit digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen. Mitgliedstaaten mit einem eigenen nationalen Meldesystem haben es bis zum 1. Januar 2035 daran anzugleichen.
Bis dahin gilt für Sie das, was seit jeher gilt: eine Rechnung ist eine Rechnung, gleich in welchem Format sie ankommt, und aufzubewahren ist sie in jedem.
Die Pflicht regelt das Format und den Weg. Sie sagt nichts darüber, wie lange Sie eine Rechnung behalten müssen, und sie verkürzt keine Frist.
Die Frist ist dieselbe wie vorher, sie steht in denselben Vorschriften wie vorher, und sie beginnt weiterhin am Ende des Kalenderjahres.
Was sich ändert, ist nur, wovon es mehr gibt: von Dateien, die niemand mehr ausdruckt, und die trotzdem jemand über die ganze Frist hinweg vorzeigen können muss.
UGB § 212 · BAO § 132
Welche Unterlage müssen Sie wie lange aufbewahren?
Die Bundesabgabenordnung erlaubt die elektronische Aufbewahrung unter einer Bedingung: die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet sein.
Bei einer E-Rechnung ist die Urschrift der strukturierte Datensatz selbst, nicht die hübsche Ansicht davon. Wer die XML-Datei beim Einlesen in ein eigenes Format überführt und die Datei danach verwirft, hat eine Abschrift aufbewahrt.
Sie sorgt dafür, dass die Rechnung ankommt. Danach hört sie auf.
Sie sagt nicht, wo die Datei liegen soll, wer sie in vier Jahren findet, wie sie durchsucht wird, was passiert, wenn Sie die Software wechseln, und wie Sie den Bestand wieder herausbekommen, wenn Sie ihn woanders brauchen. Das war vor der Pflicht Ihr Problem und ist es danach.
Genau diese Lücke ist der Grund, warum es dieses Archiv gibt.
Vaultivo ist kein Rechnungsnetzwerk. Es verschickt keine Rechnungen, es ist an keinen Übertragungsdienst angeschlossen, und es macht Sie nicht E-Rechnungs-fähig. Wenn Sie eine Pflicht zum Ausstellen trifft, brauchen Sie dafür etwas anderes.
Was Vaultivo ist, ist das, was danach kommt. Es nimmt die Rechnung entgegen, wie sie ist, legt sie unverändert ab und behält sie in dieser Form.
Kommt eine strukturierte E-Rechnung herein und lässt sie sich vollständig lesen, werden die Felder direkt daraus übernommen, ohne Raten. Lässt sie sich nicht vollständig lesen, geht sie denselben Weg wie jedes andere Dokument. Und wie jedes andere Dokument wartet sie danach im Posteingang, bis Sie sie bestätigen.
Was mit einem Dokument passiert
Ob und ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt an Ihrem Umsatz, an Ihrem Sitz und an dem Ihrer Kunden. Diese Seite nennt die Regel und den Zeitplan; sie kann Ihren Fall nicht einordnen und ist keine Steuerberatung.
Termine dieser Art werden außerdem verschoben. Die hier genannten sind am 6. September 2026 an den geltenden Fassungen geprüft worden; das Datum unter der Überschrift sagt Ihnen, wie alt diese Prüfung ist.